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Comment diriger une réunion efficace

Ce n’est pas demain la veille que les réunions s’arrêteront, et tôt ou tard, vous serez probablement invité à en conduire une. Comprendre les principes de base sur la manière de mener efficacement une réunion vous amènera à être considéré comme quelqu’un qui fait bouger les choses mais les ignorer fera perdre beaucoup de temps à tout le monde.

Faites une réunion pour les bonnes raisons

Si vous organisez une réunion, sachez pourquoi ! Si vous n’avez rien de spécial dont discuter, passez vous de réunion. Faites de même si vous n’avez pas besoin d’autres opinions, si vous avez déjà fait votre choix sur un cours d’action, ou si l’opinion d’autres personnes impliquées ne fait que compliquer les choses. Ne faites une réunion que si vous avez besoin de présenter l’information à un grand nombre de personnes rapidement et que vous ne voulez pas ou pouvez pas l’écrire, si vous voulez d’autres opinions sur votre idée, si vous voulez gagner la confiance de l’équipe, ou si vous voulez motiver et dynamiser l’équipe. Le but d’une réunion est de résoudre les problèmes, galvaniser les troupes et préparer les autres à l’action.

Fixez un ordre du jour

Certaines personnes pensent que l’ordre du jour prête trop de structure à une réunion, que les gens ne peuvent pas être spontanées, ou que l’atmosphère est trop formelle. C’est comme de dire que faire ses valises, organiser un transport et décider de la destination d’un voyage vous empêche de vous relaxer le long du chemin ! Les ordres du jour ne sont que des feuilles de route qui mènent à votre destination. Utilisez-les ou risquez de vous perdre en chemin. Lorsque vous dirigez une réunion, fixez un ordre du jour et tenez-vous y. Utilisez des verbes actifs qui résument en une phrase la question soulevée, et laissez le groupe savoir ce que vous attendez de chaque point- «pour discussion seulement », « recueil de données», ou « décision». Si vous suivez l’ordre du jour ou prenez un détour occasionnel, les autres auront la tranquillité d’esprit que la rencontre mène quelque part.

Restez à l’avant si vous avez l’intention de conduire

Rien ne frustre et éteint les participants d’ réunion plus que d’avoir un chef qui ne prend pas le contrôle. Faite état de votre rôle au début et démontrez de l’autorité. Avez-vous l’intention tout simplement de faciliter la discussion ou de leur dire comment vous allez discuter de chaque idée et prendre des décisions? Allez-vous maintenir la discussion en mouvement ou abdiquer cette responsabilité à d’autres de façon aléatoire? Serez-vous un observateur silencieux ou prévoyez-vous de vous jeter dans la mêlée ? Il ne s’agit pas d’avoir toutes les réponses, de faire parer tout le monde ou de prendre toutes les décisions mais d’être à l’avant de la scène. Soyez de plomb ou donnez la responsabilité à quelqu’un d’autre et écartez-vous. Une réunion doit avoir quelqu’un à sa tête. Si c’est votre réunion, c’est vous.

Sélectionnez soigneusement les participants

La sélection de la liste des participants est aussi importante que les questions que vous allez discuter. Avec les bonnes personnes, vous avez une bonne chance d’obtenir un bon échange d’idées vif et informé. Si vous conviez la mauvaise personne, vous marchez en terrain miné. Utilisez la liste suivante: Qui peut fournir des conseils d’experts? Qui a de l’expérience sur cette question? Qui aura l’appui de votre cause? Qui s’opposera à votre cause? Ne cherchez pas des gens populaires ou persuasifs, recherchez les bonnes personnes pour ce dont vous avez besoin.

Contrôlez l’entourage physique

Tout comme un athlète a un net avantage dans la compétition sur son propre terrain, vous aurez un net avantage dans votre réunion si vous en prenez le contrôle. Si vous voulez une atmosphère efficace et autoritaire, réservez la salle de réunion. Si vous voulez un groupe énergétique, prenez une salle de conférence bien éclairée. Pour un bavardage informel, essayez un bureau. Si vous voulez une réunion encore plus accueillante, allez au café ou réservez un bon restaurant. Vos invités se sentent obligés d’être de nature civile et même conforme. Demandez-vous ce que l’atmosphère que vous voulez créer dans votre réunion et planifiez en conséquence. Quel que soit votre choix, soyez à l’aise avec vos environs.

Les réunions ne sont pas qu’un mal nécessaire. Elles peuvent être efficaces et mener à un travail qualitatif et rapide sans donner à chacun plus de travail qu’il n’en faut.